Τα emails του HR συχνά καταλήγουν στα αζήτητα, θαμμένα κάτω από σωρούς ψηφιακών ειδοποιήσεων. Είναι Παρασκευή μεσημέρι. Η Ελένη, HR manager σε μια μεσαία ελληνική επιχείρηση, μόλις πάτησε “Αποστολή” στο σημαντικότερο email του μήνα: την ανακοίνωση για το νέο πρόγραμμα ιδιωτικής ασφάλισης. Έχει δουλέψει πάνω στο κείμενο τρεις μέρες. Είναι αναλυτικό, ακριβές, νομικά κατοχυρωμένο και περιέχει όλες τις λεπτομέρειες.
Η Ελένη νιώθει ικανοποιημένη. Έκανε το καθήκον της. Ενημέρωσε τον οργανισμό.
Τη Δευτέρα το πρωί, το inbox της γεμίζει με ερωτήσεις από εργαζόμενους: “Πότε λήγει η προθεσμία;”, “Καλύπτει οδοντιατρικά;”, “Πού είναι η αίτηση;”. Όλες, μα όλες οι απαντήσεις, βρίσκονταν στο email που έστειλε. Η Ελένη κοιτάζει την οθόνη απογοητευμένη και αναρωτιέται: “Μα καλά, κανείς δεν το διάβασε;”.
Η σκληρή αλήθεια είναι πως όχι. Και δεν φταίει η Ελένη, ούτε η ποιότητα του κειμένου της. Φταίει ο θόρυβος.
Η μάχη της προσοχής σε αριθμούς
Το πρόβλημα με τα emails του HR δεν είναι η αδιαφορία των εργαζομένων, αλλά ο ανελέητος ανταγωνισμός για την προσοχή τους. Ζούμε στην εποχή της οικονομίας της προσοχής (attention economy) και, δυστυχώς, το τμήμα Ανθρωπίνου Δυναμικού χάνει τη μάχη απέναντι στις ειδοποιήσεις.
Σύμφωνα με το Microsoft Work Trend Index 2024, το 68% των ανθρώπων δηλώνει ότι παλεύει να διαχειριστεί τον ρυθμό και τον όγκο της εργασίας. Ο μέσος εργαζόμενος δέχεται έναν καταιγισμό ειδοποιήσεων από Slack, Teams, Zoom, WhatsApp και emails. Μέσα σε αυτό το χαοτικό ψηφιακό περιβάλλον, το email της Ελένης δεν είναι “μια σημαντική ανακοίνωση”. Είναι απλώς άλλη μία ειδοποίηση που πρέπει να διαχειριστεί ο εγκέφαλος για να αδειάσει το inbox.
Τα δεδομένα είναι αμείλικτα:
- Το 85% των emails διαβάζεται σε λιγότερο από 15 δευτερόλεπτα.
- Το 57% των εργαζομένων δηλώνει ότι η υπερβολική επικοινωνία εμποδίζει την παραγωγικότητά τους.
Ακόμη πιο ανησυχητικά είναι τα στοιχεία από την έκθεση της Axios HQ για το 2024, η οποία αποκαλύπτει το χάσμα ευθυγράμμισης: Ενώ το 80% των ηγετών πιστεύει ότι η επικοινωνία τους είναι χρήσιμη και σχετική, μόνο το 53% των εργαζομένων συμφωνεί. Υπάρχει μια θεμελιώδης αποσύνδεση μεταξύ του τι νομίζουμε ότι λέμε και του τι πραγματικά ακούγεται.
Όταν η πληροφορία γίνεται θόρυβος
Στην προσπάθειά μας να είμαστε “διαφανείς” και “αναλυτικοί”, συχνά γινόμαστε κουραστικοί. Το HR έχει την τάση να γράφει μακροσκελή κείμενα (το λεγόμενο “corporate wall of text”), πιστεύοντας ότι έτσι δείχνει σοβαρότητα και επαγγελματισμό.
Στην πραγματικότητα, αυτό που εισπράττει ο εργαζόμενος είναι άγχος.
Όταν ένας εργαζόμενος ανοίγει ένα email 800 λέξεων χωρίς παραγράφους, χωρίς bold και χωρίς σαφή δομή, ο εγκέφαλός του αντιδρά με γνωστική υπερφόρτωση (cognitive overload). Το μήνυμα κατατάσσεται αυτόματα στην κατηγορία “θα το διαβάσω αργότερα”. Και όπως όλοι ξέρουμε, αυτό το “αργότερα” στον φόρτο της καθημερινότητας δεν έρχεται ποτέ.
Επιπλέον, η υπερβολική επικοινωνία χωρίς στόχευση υπονομεύει την ηγεσία. Όταν όλα τα emails έχουν ένδειξη “ΕΠΕΙΓΟΝ” ή “ΣΗΜΑΝΤΙΚΟ”, τότε τίποτα δεν είναι πραγματικά σημαντικό. Η αξία της πληροφορίας πληθωρίζεται. Οι εργαζόμενοι εκπαιδεύονται να αγνοούν τα μηνύματα του HR, ακριβώς όπως αγνοούμε τα διαφημιστικά banners σε μια ιστοσελίδα.
Αυτό το φαινόμενο έχει άμεσο αντίκτυπο στο πώς αντιλαμβανόμαστε την ηγεσία. Όπως αναλύεται στο άρθρο για τον ρόλο του ηγέτη και του AI, η τεχνολογία μπορεί να παράγει και να διανέμει περιεχόμενο με απίστευτη ταχύτητα, αλλά μόνο ο άνθρωπος-ηγέτης μπορεί να δώσει νόημα και context. Όταν ένας ηγέτης (ή ένα τμήμα HR) δεν μπορεί να επικοινωνήσει καθαρά το όραμα ή τις αλλαγές, χάνει την επιρροή του. Η επικοινωνία δεν είναι απλώς διανομή πληροφορίας· είναι το εργαλείο με το οποίο χτίζεται η κουλτούρα και η εμπιστοσύνη. Αν το εργαλείο αυτό “στομώσει” από την υπερβολική χρήση, η κουλτούρα καταρρέει.
Πώς να ακουστείτε μέσα στη βαβούρα
Η λύση στο πρόβλημα δεν είναι να φωνάξετε πιο δυνατά (στέλνοντας reminders με κεφαλαία γράμματα), αλλά να μιλήσετε πιο καθαρά. Ακολουθούν τέσσερις στρατηγικές για να διασφαλίσετε ότι τα emails του HR θα διαβάζονται και θα προκαλούν δράση.
1. Υιοθετήστε τη “Smart Brevity”
Κανείς δεν θέλει να διαβάσει μυθιστόρημα στη δουλειά. Γράψτε τον τίτλο σας σαν δημοσιογράφος που θέλει να πουλήσει εφημερίδα, όχι σαν δικηγόρος που συντάσσει συμβόλαιο. Ο τίτλος είναι το μόνο πράγμα που εγγυημένα θα διαβάσουν όλοι. Κάντε τον να μετράει.
- Λάθος: “Ενημέρωση σχετικά με την τροποποίηση της πολιτικής αδειών ασθενείας βάσει του νέου νόμου 4808/2021.”
- Σωστό: “Αλλαγές στις άδειες ασθενείας: Τι ισχύει από τη Δευτέρα.”
2. Δώστε το “Γιατί” στην πρώτη γραμμή (BLUF)
Στον στρατό χρησιμοποιούν τη μέθοδο BLUF (Bottom Line Up Front). Πείτε τους τι πρέπει να κάνουν και γιατί τους αφορά, στην πρώτη κιόλας πρόταση. Μην θάβετε την ουσία στην τρίτη παράγραφο μετά από ευγενικούς προλόγους. Ο εργαζόμενος πρέπει να ξέρει στα πρώτα 3 δευτερόλεπτα αν το email τον αφορά άμεσα.
Ξεκινήστε με τη δομή:
- Τι: Νέες κάρτες σίτισης.
- Γιατί: Για να μειώσουμε το κόστος του μεσημεριανού σας.
- Τι πρέπει να κάνετε: Συμπληρώστε τη φόρμα μέχρι την Παρασκευή.
3. Σεβαστείτε το κανάλι επικοινωνίας
Μην στέλνετε τα πάντα με email. Το email είναι για ασύγχρονη, επίσημη ενημέρωση. Δεν είναι για συζήτηση, ούτε για υπενθυμίσεις της τελευταίας στιγμής.
- Επείγοντα/Σύντομα: Χρησιμοποιήστε Slack ή MS Teams.
- Πολιτικές/Αναφορές: Αναρτήστε τα στο Intranet και στείλτε ένα σύντομο email που περιέχει μόνο το link και την περίληψη.
- Κουλτούρα/Νέα: Μαζέψτε τα όλα σε ένα εβδομαδιαίο Newsletter. Μην βομβαρδίζετε το inbox καθημερινά.
4. Μετρήστε αυτό που μετράει
Πολλοί HR Managers μετρούν το “Open Rate” (ποσοστό ανοίγματος). Αυτό είναι λάθος. Το ότι κάποιος άνοιξε το email δεν σημαίνει ότι το διάβασε, ούτε ότι κατάλαβε. Ξεκινήστε να μετράτε το “Action Rate”. Πόσοι έκαναν κλικ στο link; Πόσοι συμπλήρωσαν τη φόρμα χωρίς να χρειαστεί reminder; Αυτός είναι ο πραγματικός δείκτης της επιρροής σας.
Σύμφωνα με το State of the Sector 2024 της Gallagher, η μείωση του όγκου και η αύξηση της συνάφειας είναι το κλειδί για την ανάκτηση της προσοχής. Οι εργαζόμενοι εκτιμούν τον σεβασμό στον χρόνο τους περισσότερο από κάθε καλογραμμένο πρόλογο.
Την επόμενη φορά, λοιπόν, που θα ετοιμάσετε μια ανακοίνωση, κάντε στον εαυτό σας την εξής ερώτηση: “Αν είχα μόνο 10 δευτερόλεπτα για να το πω αυτό στον διάδρομο, τι θα έλεγα;”. Γράψτε ακριβώς αυτό. Η σαφήνεια είναι η υπέρτατη μορφή ευγένειας στον ψηφιακό κόσμο.
