Πόσες φορές έχετε σχηματίσει γνώμη για έναν άνθρωπο ή μια κατάσταση από την πρώτη εντύπωση; Έχει υποστηριχθεί ότι 7 δευτερόλεπτα -ή σύμφωνα με μια έρευνα ακόμα και ένα δέκατο του δευτερολέπτου- αρκούν για να διαμορφώσει κανείς γνώμη βάσει της πρώτης εντύπωσης. Έτσι και στον εργασιακό χώρο, τα πρώτα ερεθίσματα που λαμβάνει ένας νεοπροσληφθείς εργαζόμενος διαμορφώνουν την εικόνα του για τον οργανισμό. Δεδομένου, λοιπόν, ότι η πρώτη εντύπωση είναι καθοριστική, είναι απαραίτητο ένα Τμήμα Ανθρώπινου Δυναμικού να μεριμνήσει για ένα επιτυχημένο onboarding στον νεοπροσληφθέντα εργαζόμενο.
Επιτυχημένο onboarding: win-win για τους εργαζόμενους αλλά και για τον οργανισμό
Ξεκινώντας με τα οφέλη για τους εργαζόμενους, το ομαλό onboarding δημιουργεί κατάλληλο κλίμα προσαρμογής και εξοικείωσης με το νέο εργασιακό περιβάλλον. Πιο συγκεκριμένα, καλλιεργεί την αίσθηση της ασφάλειας και μειώνει το άγχος του εργαζόμενου μέσω πρακτικών που στοχεύουν στην ένταξή του, τη γνωριμία με τους συναδέλφους του και την παροχή training, όπου αυτό απαιτείται. Κατά αυτόν τον τρόπο, ο νέος εργαζόμενος αισθάνεται ότι μπορεί να διαχειριστεί καλύτερα τη νέα εργασιακή πραγματικότητα, καθώς η εταιρία του τον υποστηρίζει και τον βοηθά, πρακτικά, κοινωνικά και ψυχικά.
Αντίστοιχα και ο οργανισμός επωφελείται σημαντικά από ένα επιτυχημένο onboarding. Πιο συγκεκριμένα, η καθοδήγηση και η υποστήριξη κατά το αρχικό στάδιο της ένταξης βοηθούν τον εργαζόμενο να κατανοήσει τον ρόλο και τα καθήκοντά του. Έτσι, συμβάλλουν στη μείωση του χρόνου προσαρμογής και πιθανών λαθών με αποτέλεσμα την αύξηση της παραγωγικότητας για την εταιρία. Τέλος, ένα ολοκληρωμένο onboarding εξοπλίζει και προετοιμάζει κατάλληλα τον εργαζόμενο, περιορίζοντας το αίσθημα αποθάρρυνσης και αβεβαιότητας κατά το αρχικό στάδιο της ένταξης και κατ’ επέκταση τα ποσοστά turnover στην εταιρία.
Onboarding: 9+ 1 Πρακτικές για απόλυτη επιτυχία
Παρακάτω ακολουθούν μερικές πρακτικές που στοχεύουν στην οργάνωση ενός δομημένου και ολοκληρωμένου onboarding, το οποίο θα συνδράμει τον εργαζόμενο πρακτικά και ψυχολογικά κατά τις πρώτες ημέρες στον νέο χώρο εργασίας του. Ενδεικτικά προτείνεται:
Πριν την πρώτη ημέρα στον νέο χώρο εργασίας
- Προετοιμάστε ένα καλωσοριστήριο mail
Η διαδικασία υποδοχής του εργαζομένου στον οργανισμό μπορεί να ξεκινήσει ήδη πριν από την πρώτη ημέρα εργασίας του. Προγραμματίστε την αποστολή ενός καλωσορίσματος μέσω mail (είτε από τον εργοδότη είτε από τον επικεφαλής της ομάδας του εργαζομένου). Το mail μπορεί να περιέχει πληροφορίες σχετικά με τον εσωτερικό κανονισμό της εταιρίας, οδηγίες πρόσβασης στις εγκαταστάσεις, καθώς και ένα συνοπτικό πρόγραμμα της πρώτης μέρας στη δουλειά. Το καλωσόρισμα έχει σκοπό να καθησυχάσει και όχι να αγχώσει τον νέο εργαζόμενο, συνεπώς θα ήταν σκόπιμο να περιοριστείτε στις αναγκαίες μόνο πληροφορίες.
- Προετοιμάστε τον χώρο εργασίας του νέου εργαζομένου
Ο εξοπλισμός του γραφείου του νέου εργαζομένου με την απαραίτητη γραφική ύλη, τεχνολογία και ό,τι άλλο χρειάζεται για την εκπόνηση των συγκεκριμένων καθηκόντων του αναμφίβολα αποτελεί μία thoughtful χειρονομία που σίγουρα θα εκτιμηθεί. Πέρα από αυτά, μπορείτε να προετοιμάσετε και ένα welcome package (π.χ. φάκελος, tote bag) του οργανισμού, το οποίο ενδεικτικά δύναται να περιέχει ένα φυλλάδιο με την ιστορία και το όραμά του, χρήσιμες πληροφορίες και τηλέφωνα, καθώς και ένα συμβολικό δώρο με το λογότυπό του (π.χ. φλασάκι USB, μπρελόκ).
- Επιλύστε γραφειοκρατικά και τεχνικά θέματα
Ένας ακόμα τρόπος να δημιουργήστε θετική εντύπωση είναι να έχετε φροντίσει για τα πρακτικά ζητήματα της πρώτης ημέρας στον νέο χώρο εργασίας. Παραδείγματος χάρη είναι καλό να έχουν ετοιμαστεί εκ των προτέρων τα απαραίτητα έγγραφα που καλείται να διαβάσει και υπογράψει ο εργαζόμενος, καθώς και να έχουν διευθετηθεί τεχνικά ζητήματα όπως η δημιουργία εταιρικού λογαριασμού ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για τον εργαζόμενο. Κατά αυτόν τον τρόπο, αποφεύγονται περιττές καθυστερήσεις και υπάρχει χρόνος να επικεντρωθείτε σε ουσιαστικότερες πτυχές της διαδικασίας ένταξης στον νέο χώρο εργασίας.
- Μεριμνήστε για την υποδοχή του εργαζομένου στην ομάδα του
Τέλος, το Τμήμα Ανθρώπινου Δυναμικού οφείλει να ενημερώσει την ομάδα ένταξης για την άφιξη του νέου εργαζομένου. Η κίνηση αυτή όχι μόνο εκπέμπει επαγγελματισμό, διότι προλαμβάνει οποιαδήποτε αμηχανία και αιφνιδιασμό, αλλά προετοιμάζει την ομάδα να υποδεχθεί ενεργά τον νέο εργαζόμενο και να διαμορφώσει ένα ανοιχτό και οικείο κλίμα. Στο πλαίσιο αυτό, ένα μέλος της ομάδας μπορεί να αναλάβει τον ρόλο του buddy κατά τις πρώτες ημέρες/εβδομάδες εργασίας, βοηθώντας τον νέο εργαζόμενο στην προσαρμογή του. Ο buddy λειτουργεί ως σημείο αναφοράς για πρακτικά και λειτουργικά ζητήματα της εργασιακής καθημερινότητας, προφέροντας καθοδήγηση και συμβουλές και παρουσιάζοντας την νοοτροπία της εταιρίας.
Κατά την πρώτη εβδομάδα στο νέο χώρο εργασίας
- Ενημερώστε τον νέο εργαζόμενο για τον οργανισμό καθώς και για τα καθήκοντα της θέσης του
Η έγκαιρη ενημέρωση είναι σημαντική, διότι επιτρέπει στον νέο εργαζόμενο να έχει μια σαφή εικόνα για τον οργανισμό και τα καθήκοντα της θέσής του, με αποτέλεσμα να παράγει πιο στοχευμένο και ποιοτικό έργο. Διατυπώστε με σαφήνεια όλες τις πληροφορίες που οφείλει να γνωρίζει ο εργαζόμενος για τον οργανισμό και την κουλτούρά του, καθώς και για τη θέσή του. Παράλληλα, ξεκαθαρίστε τι προσδοκίες έχετε ως προς το έργό του. Σημειώνουμε ότι η ενημέρωση αυτή πρέπει να έχει χαρακτήρα γνωριμίας με τον οργανισμό και όχι καταιγισμού πληροφοριών, καθώς στόχος είναι η αποφόρτιση του εργαζομένου και η διευκόλυνση της προσαρμογής του.
- Συστήστε τον νέο εργαζόμενο στους συναδέλφους του
Οι πρώτες ημέρες στον νέο χώρο εργασίας ανέκαθεν συνοδεύονται από γνωριμία του εργαζομένου με τους ανθρώπους του οργανισμού, και ιδιαίτερα, της ομάδας του. Στο σημείο αυτό ο ρόλος του Τμήματος Ανθρώπινου Δυναμικού αποτελεί κλειδί. Οργανώστε μία σύντομη και χαλαρή συνάντηση γνωριμίας του εργαζομένου με τα πρόσωπα που πρέπει να γνωρίζει μέσα στον οργανισμό, όπου ο καθένας θα συστηθεί και θα παρουσιάσει τον ρόλό του. Κατά αυτόν τον τρόπο, μειώνεται η πιθανή αμηχανία του νέου εργαζομένου, και καλλιεργείται η αίσθηση οικειότητας και του ανήκειν σε μία ομάδα, ενώ παράλληλα διευκολύνεται η επικοινωνία.
- Ζητήστε feedback
Ζητώντας feedback, μέσω face-to-face συναντήσεων ή με οποιονδήποτε άλλο τρόπο είναι λειτουργικός, το Τμήμα Ανθρώπινου Δυναμικού μπορεί να διαπιστώσει εάν ο νέος εργαζόμενος έχει αρχίσει να προσαρμόζεται, εάν κατανοεί τον ρόλό του ή εξακολουθεί να έχει απορίες και να χρειάζεται καθοδήγηση. Έτσι, όχι μόνο ο εργαζόμενος αισθάνεται ότι ο οργανισμός ενδιαφέρεται ενεργά για την εμπειρία του τις πρώτες μέρες της νέας δουλειάς, αλλά και το τμήμα Ανθρώπινου Δυναμικού αποκτά εικόνα για το ποιες πλευρές του onboarding χρειάζονται περαιτέρω ενίσχυση, καθώς και ποια κενά του εργαζομένου πρέπει να καλυφθούν. Εν τέλει, δηλαδή, το feedback λειτουργεί αμφίδρομα, ωφελώντας πρωτίστως τον εργαζόμενο, αλλά στη συνέχεια και τη διοίκηση.
- Δώστε στον εργαζόμενο μια εικόνα της εταιρικής κουλτούρας
Η γνωριμία του νέου εργαζομένου με την κουλτούρα του οργανισμού ενισχύει το αίσθημα οικειότητας και ένταξης. Ξεναγήστέ τον στους χώρους της εταιρίας και εξηγήστε τις συνήθειες που έχουν οι εργαζόμενοι (π.χ. τους χώρους όπου κάνουν coffee break ή τις ώρες προσέλευσης και αποχώρησης από τον χώρο εργασίας). Η πρακτική αυτή συμβάλλει στην κατανόηση της εργασιακής καθημερινότητας και διευκολύνει την ενσωμάτωση στο νέο περιβάλλον.
Μετά τις πρώτες μέρες στον νέο χώρο εργασίας
- Προγραμματίστε τη διεξαγωγή εκπαιδεύσεων (trainings)
Ο οργανισμός σε αυτό το στάδιο του onboarding οφείλει να παρέχει στον εργαζόμενο στοχευμένες και ουσιαστικές εκπαιδεύσεις (trainings), με σκοπό την καλλιέργεια τόσο hard skills που απαιτούνται σε κάθε συγκεκριμένη θέση (π.χ. ανάπτυξη κώδικα σε μία συγκεκριμένη γλώσσα προγραμματισμού), όσο και χρήσιμων soft skills (π.χ. διαχείριση χρόνου, προσαρμοστικότητα). Τέτοιες εκπαιδεύσεις βοηθούν τον εργαζόμενο να αναπτύξει τις δεξιότητές του, τονώνουν την αυτοπεποίθησή του και τον κάνουν πιο έτοιμο να αναλάβει πρωτοβουλίες.
Οι εκπαιδεύσεις μπορούν να οργανωθούν με τη φροντίδα του Τμήματος Ανθρώπινου Δυναμικού, το οποίο μεριμνά, μεταξύ άλλων, και για τον τομέα του Learning and Development . Συνίσταται, ωστόσο, και η παρουσία του καθ΄ ύλιν αρμόδιου προσώπου μέσα στον οργανισμό για να μιλήσει για το εκάστοτε θέμα. Ενδεικτικά μπορείτε να καλέσετε και τον εργοδότη να συμμετέχει, κυρίως για να μεταδώσει το όραμα του οργανισμού και για να εμπνεύσει τους νέους εργαζόμενους.
- Παρακολουθήστε την πορεία των νέων εργαζομένων
Η λήψη feedback από τον εργαζόμενο κατά τις πρώτες μέρες δεν είναι αρκεί για την ολοκληρωμένη αξιολόγηση της προσαρμογής του στον οργανισμό. Επομένως, συνίσταται η συστηματική παρακολούθηση της πορείας του κατά το πρώτο διάστημα, ώστε να διαπιστωθεί έγκαιρα αν έχουν προκύψει δυσκολίες ή εμπόδια που ενδέχεται να επηρεάζουν την απόδοση του εργαζομένου ή να καθυστερούν την ένταξη του στην ομάδα. Μέσω συναντήσεων και στοχευμένων συζητήσεων, καθώς και μέσω παρατήρησης της προόδου και των επιδόσεων του εργαζομένου, το Τμήμα Ανθρώπινου Δυναμικού και ο επικεφαλής της αντίστοιχης ομάδας αποκτούν σαφέστερη εικόνα του επιπέδου προσαρμογής στο νέο εργασιακό περιβάλλον. Παράλληλα, εντοπίζονται σημεία που χρήζουν περαιτέρω βελτίωσης.
Συμπέρασμα
Καταληκτικά, γίνεται αντιληπτό ότι το onboarding δεν αφορά απλώς την πρώτη ημέρα εργασίας στον νέο οργανισμό. Συνιστά μία οργανωμένη διαδικασία, με διάφορα βήματα που στοχεύει στην ένταξη, εξοικείωση και μεγιστοποίηση της απόδοσης του εργαζομένου. Δεδομένου ότι μάλιστα αποτελεί σε μεγάλο βαθμό ένδειξη του πόσο μακριά θα φτάσει ο εργαζόμενος με τον οργανισμό, κάθε Τμήμα Ανθρώπινου Δυναμικού οφείλει να δίνει τη δέουσα προσοχή στη διαδικασία του onboarding, αποφεύγοντας τη διεκπεραιωτική και βιαστική αντιμετώπιση.
