Ακούγοντας τον όρο micromanagement, κάποιοι ίσως να τον συναντούν για πρώτη φορά. Σε άλλους πάλι να είναι οικείος , χωρίς όμως να κατανοούν πλήρως την έννοιά του. Το σίγουρο όμως είναι ότι πολλοί από εμάς έχουμε βρεθεί συνειδήτα ή όχι σε εργασιακά περιβάλλοντα όπου ο έλεγχος ήταν διάχυτος, σε βαθμό καταπίεσης, η εμπιστοσύνη περιορισμένη και κυρίαρχο ένα έντονο αίσθημα έλλειψης ελευθερίας στην έκφραση ιδεών και απόψεων γύρω από την εργασία μας.
Τι σημαίνει micromanagement όμως;
Δίνοντας έναν ακαδημαϊκό ορισμό, θα λέγαμε ότι το micromanagement αποτελεί ένα διοικητικό στυλ κατά το οποίο ο προϊστάμενος ασκεί υπερβολικό και συνεχή έλεγχο στον τρόπο με τον οποίο οι εργαζόμενοι εκτελούν τα καθήκοντά τους. Η έμφαση μετατοπίζεται από το τελικό αποτέλεσμα στη διαδικασία, με συχνές παρεμβάσεις και περιορισμένη ανάθεση αρμοδιοτήτων, γεγονός που μειώνει την αυτονομία, την ανάληψη πρωτοβουλιών και την αξιοποίηση των δεξιοτήτων των εργαζομένων.
Γιατί συνεχίζει να ανθεί αυτό το στυλ διοίκησης;
Μετά τον ορισμό του micromanagement γεννάται ένα βασικό ερώτημα: γιατί ένα στυλ διοίκησης που γνωρίζουμε ότι είναι επιβλαβές, συνεχίζει να ανθεί ; Η απάντηση δεν μπορεί να είναι μονοδιάστατη. Το micromanagement επιβιώνει συχνά όχι επειδή είναι αποτελεσματικό, αλλά γιατί θρέφεται από ανθρώπινους φόβους, ανασφάλειες και πίεση για έλεγχο, καθώς και από οργανωτικά κενά και κουλτούρες που ευνοούν τον έλεγχο αντί της εμπιστοσύνης.
Το επόμενο βήμα είναι να κατανοήσουμε τους λόγους πίσω από αυτό το φαινόμενο. Aς δούμε λοιπόν γιατί το micromanagement δεν είναι απλώς μια κακή συνήθεια, αλλά μια πραγματικότητα που συνεχίζει να εμφανίζεται σε πολλά εργασιακά περιβάλλοντα. Πίσω από κάθε υπερβολικό έλεγχο κρύβονται βαθύτεροι ψυχολογικοί παράγοντες αλλά και οργανωτικές συνθήκες που το τροφοδοτούν.
Αιτίες του micromanagement
Όπως προαναφέρθηκε κάποια από τα κύρια αίτια του micromanagement πηγάζουν από βαθύτερους ψυχολογικούς λόγους, κάποιοι από τους οποίους θα αναφερθούν παρακάτω:
Ανασφάλεια και φόβος αποτυχίας
Ένας από τους πιο συχνούς ψυχολογικούς λόγους του micromanagement είναι η ανασφάλεια. Πολλοί micromanagers θεωρούν ότι φέρουν την αποκλειστική ευθύνη και σε περίπτωση αποτυχίας νιώθουν ότι φέρουν όλο το βάρος αυτοί. Ο φόβος αυτός τους οδηγεί στην ανάγκη να ελέγχουν τα πάντα, πιστεύοντας ότι έτσι θα μειώσουν τον κίνδυνο. Στην πραγματικότητα, όμως, ο συνεχής έλεγχος δεν μειώνει το ρίσκο, αντιθέτως δημιουργείται ένα κλίμα έντονου άγχους και αποδυνάμωσης της ομάδας.
Ανάγκη επιβεβαίωσης και επίδειξη δύναμης
Η επίδειξη δύναμης και ο απόλυτος έλεγχος γίνεται μέτρο αξίας για έναν micromanager. Έτσι, με λίγα λόγια το micromanagement λειτουργεί ως τρόπος διατήρησης και επιβολής εξουσίας και όχι ως ένα εργαλείο αποτελεσματικής διοίκησης.
Χαμηλή συναισθηματική νοημοσύνη και έλλειψη αυτογνωσίας
Η έλλειψη συναισθηματικής νοημοσύνης παίζει καθοριστικό ρόλο στην σχέση μεταξύ manager και υπαλλήλου. Όταν ο manager δεν αντιλαμβάνεται το αντίκτυπο που έχει η συμπεριφορά του στους άλλους, τότε είναι πολύ πιθανό να πέσει στην «παγίδα» του micromanagement. Χωρίς αυτογνωσία και ουσιαστικό feedback είναι πολύ πιθανό αυτές οι συμπεριφορές να ενισχύονται.
Τελειομανία – Ανάγκη για απόλυτο έλεγχο
Η τελειομανία συχνά θεωρείται προσόν και χάρισμα. Όταν όμως συνοδεύεται από έναν ηγετικό ρόλο, υπάρχει ο κίνδυνος κατάχρησης αυτού του χαρακτηριστικού. Η πεποίθηση ότι « μόνο εγώ μπορώ να το κάνω σωστά » οδηγεί τον manager στο να παρεμβαίνει σε κάθε βήμα και σε κάθε ασήμαντη λεπτομέρεια. Έτσι, αντί να αξιοποιεί την διαφορετικότητα και ενναλακτικές προσεγγίσεις της ομάδας του, περιορίζει την αυτονομία και την δημιουργικότητα, επιβάλλοντας τις δικές του απόψεις, ώστε να νιώθει ότι έχει τον απόλυτο έλεγχο.
Πέρα από τους ψυχολογικούς παράγοντες αυτού του φαινομένου, το micromanagement συχνά καλλιεργείται από το οργανωτικό περιβάλλον της εκάστοτε εταιρίας. Όταν οι ρόλοι και οι αρμοδιότητες δεν είναι ξεκάθαροι, αλλά ούτε και οι στόχοι, σε συνδυασμό με την έντονη πίεση για αποτελέσματα και την μικρή ανοχή σε λάθη, τότε οι συνθήκες αυτές ευνοούν την δημιουργία της κουλτούρας του micromanagement. Παρακάτω θα αναφερθούν κάποια από τα οργανωτικά αίτια του φαινομένου αυτού:
Ανεπαρκής ηγετική παρουσία
Πολλοί managers παίρνουν προαγωγή λόγω των τεχνικών τους δεξιοτήτων, χωρίς όμως πρώτα να έχει προηγηθεί εκπαίδευση σε θέματα ηγεσίας(coaching) και διαχείρισης μίας ομάδας. H έλλειψη αυτών των δεξιοτήτων οδηγεί στην κατάχρηση του ρόλου τους και καταφεύγουν στον ασφυκτικό έλεγχο ως μία «ασφαλή» επιλογή για αυτούς.
Έλλειψη κουλτούρας εμπιστοσύνης
Η εμπιστοσύνη δεν είναι δεδομένη, αντιθέτως, καλλιεργείται διαρκώς. Σε οργανισμούς που επικρατεί η δυσπιστία και η έντονη ιεραρχία, ο συνεχής έλεγχος καθίσταται θεσμικά αποδεκτός και ενσωματώνεται στις καθημερινές διαδικασίες του οργανισμού. Αυτό έχει ως αποτέλεσμα το micromanagement να μην αναγνωρίζεται ως μία δυσλειτουργία του οργανισμού και να ενσωματώνεται στην οργανωτική «κανονικότητα».
Έλλειψη σαφών και διάφανων συστημάτων αξιολόγησης
Όταν τα κριτήρια αξιολόγησης δεν είναι σαφή και διαφανή η αβεβαιότητα και η μεροληψία εισχωρεί «αθόρυβα» στην καθημερινή λειτουργία του οργανισμού. Όταν δεν υπάρχουν προκαθορισμένοι στόχοι και τα κριτήρια αξιολόγησης είναι μεταβαλλόμενα και βασίζονται σε υποκειμενικές κρίσεις, η προσοχή μετατοπίζεται από το τι επιτυγχάνεται στο πώς εκτελείται και σε αυτό ακριβώς το σημείο αναπτύσσεται η κουλτούρα του micromanagement. H απουσία αντικειμενικών και διάφανων κριτηρίων δημιουργεί ένα περιβάλλον σύγχυσης και καχυποψίας. Στη διάρκεια του χρόνου ένα τέτοιο περιβάλλον εργασίας λειτουργεί επιβαρυντικά για τον εργαζόμενο καθώς τον οδηγεί στη μείωση κινήτρων, στον περιορισμό πρωτοβουλιών και στο φόβο ανάληψης ευθύνης.
Οι επιπτώσεις του micromanagement
Παρότι το micromanagement συχνά χρησιμοποιείται ως μηχανισμός διασφάλισης αποτελεσμάτων, στην πραγματικότητα οι συνέπειές του αποδεικνύονται αντίστροφες των προσδοκιών.
Η διαρκής επιτήρηση επιβραδύνει τη ροή εργασιών και δημιουργεί μία κουλτούρα εξάρτησης η οποία σταδιακά «σκοτώνει» την δημιουργικότητα και την αυτονομία των εργαζομένων και κατ’ επέκταση τη μείωση της παραγωγικότητάς τους. Καλλιεργείται ένα αίσθημα πίεσης και αμφισβήτησης, όπου ο εργαζόμενος νιώθει ότι αξιολογείται διαρκώς, ακόμη και για μικρές λεπτομέρειες. Αυτό οδηγεί σε παρατεταμένο εργασιακό άγχος , μειωμένη αυτοπεποίθηση και συχνά σε επαγγελματική εξουθένωση.
Όταν η εμπιστοσύνη απουσιάζει ο εργαζόμενος παύει να έχει συναισθηματική δέσμευση με τον οργανισμό, η εργασία του μετατρέπεται σε υποχρέωση και όχι σε πεδίο συμβολής, έκφρασης νέων ιδεών και καινοτομιών. Με αποτέλεσμα να μειώνεται η δέσμευσή (engagement) του σε αυτό. Tέλος, οι εργαζόμενοι τείνουν να αποχωρούν (υψηλό ποσοστό turnover) από οργανισμούς που διοικούνται με micromanagement και να αναζητούν πιο υποστηρικτικά εργασιακά περιβάλλοντα.
Πώς αντιμετωπίζεται το φαινόμενο αυτό;
Η αναγνώριση του micromanagement και των αρνητικών συνεπειών του είναι το πρώτο βήμα προς την αντιμετώπισή του. Το πραγματικό ζητούμενο είναι η αλλαγή. Δηλαδή, ο έλεγχος να μετατραπεί σε καθοδήγηση, η καχυποψία σε εμπιστοσύνη και η αδράνεια σε ενεργή συμμετοχή. Τρόποι αντιμετώπισης του που όχι μόνο θα μειώσουν το φαινόμενο του micromanagement, αλλά θα δημιουργήσουν τις βάσεις και τους όρους για έναν υγιή και παραγωγικό χώρο εργασίας.
Αρχικά, προτού αναλάβει κάποιος τον ρόλο του manager θα πρέπει πρώτα να εκπαιδευτεί σωστά για τον ρόλο αυτό μέσω της ανάπτυξης ηγετικών δεξιοτήτων. Οι δεξιότητες αυτές περιλαμβάνουν την σωστή διαχείριση μιας ομάδας, την σωστή ανατροφοδότηση και την καθοδήγηση προς το αποτέλεσμα. Ένας εξίσου σημαντικός παράγοντας, είναι η δημιουργία κλίματος εμπιστοσύνης, ώστε να επανέλθει η δημιουργικότητα και η ενεργή συμμετοχή των εργαζομένων. Σαφής κατανομή ρόλων και ευθυνών. Όταν οι ρόλοι και οι αρμοδιότητες είναι ξεκάθαροι δεν δημιουργείται σύγχυση και επιτρέπει στους εργαζομένους να λειτουργούν με μεγαλύτερη αυτονομία και αυτοπεποίθηση . Φυσικά, η αλλαγή δεν αφορά μόνο τους managers, απαιτείται και οργανωτική αναθεώρηση. Η διαφάνεια στους στόχους και η καθιέρωση αντικειμενικών κριτηρίων αξιολόγησης μειώνουν την ανάγκη για συνεχή επιτήρηση.
Συμπέρασμα
Ανακεφαλαιώνοντας, θα λέγαμε ότι το micromanagement δεν είναι απλώς ένας αναποτελεσματικός τρόπος διοίκησης. Είναι ένας βαθιά ριζωμένος τρόπος λειτουργίας, ο οποίος είναι εύκολο να παγιωθεί και σταδιακά να διαβρώσει την εμπιστοσύνη, την δημιουργικότητα και την δυναμική μιας ομάδας. Από την άλλη πλευρά, όταν οι οργανισμοί επενδύουν στην εμπιστοσύνη, την δημιουργικότητα, την ελεύθερη σκέψη και την πρωτοβουλία, τότε οι ομάδες «ανθίζουν» και προσθέτουν αξία στον οργανισμό. Η ύπαρξη μιας ηγεσίας που δίνει κατεύθυνση χωρίς να περιορίζει τους εργαζομένους, δημιουργεί ομάδες που δουλεύουν όχι από υποχρέωση, αλλά από αίσθημα ευθύνης και επιθυμίας να επιτύχουν τους στόχους τους.
Κλείνοντας, όπου υπάρχουν ανθρώπινες σχέσεις η ισορροπία είναι πάντα δύσκολη και συχνά εύθραυστη. Στον χώρο της εργασίας η ισορροπία αυτή δοκιμάζεται συχνά. Ωστόσο, το πώς την διαχειριζόμαστε παραμένει προσωπική επιλογή. Μέσω της επιλογής αυτής καθρεφτίζεται όχι μόνο το είδος του οργανισμού και της διοίκησής του, αλλά και το είδος των ανθρώπινων σχέσεων που επιθυμούμε να χτίσουμε μέσα σε αυτόν.
