Η διαρκής απόκτηση νέων δεξιοτήτων και ικανοτήτων αποτελεί ένα από τα βασικότερα πλεονεκτήματα για έναν εργαζόμενο που θέλει να ανταποκρίνεται σε κάθε πρόκληση της εργασίας του και για κάθε οργανισμό ο οποίος θέλει να απαρτίζεται από άτομα ικανά να προσαρμόζονται σε κάθε συνθήκη. Ο τομέας του Learning and Development, λοιπόν, είναι απαραίτητος πλέον σε κάθε εργασιακό περιβάλλον, καθώς βοηθά τον οργανισμό να διαχειρίζεται τις αλλαγές της αγοράς και, την ίδια στιγμή, ενισχύει τη δέσμευση των εργαζόμενων του, καθώς τους δίνει τη δυνατότητα για συνεχή εξέλιξη.
Η δημιουργία, όμως, ενός αποτελεσματικού προγράμματος Learning and Development χρειάζεται συστηματική οργάνωση και μια βήμα βήμα διαδικασία που πρέπει να ακολουθηθεί, ώστε να εναρμονίζεται τόσο με τις προσδοκίες των συμμετεχόντων όσο και με τους οργανωσιακούς στόχους, και ώστε να εκπληρώνει τους σκοπούς του.
Τι είναι το Learning and Development;
To Learning and Development αποτελεί έναν τομέα ο οποίος εστιάζει στη συνεχή εκπαίδευση και την ανάπτυξη των δεξιοτήτων των εργαζόμενων μέσα σε έναν οργανισμό. Ανήκει στις αρμοδιότητες του τμήματος Ανθρώπινου Δυναμικού, αλλά μπορεί να το αναλάβει και κάποιος εξωτερικός συνεργάτης του οργανισμού ή να γίνει ένας συνδυασμός και των δύο, ανάλογα με τις εκπαιδευτικές ανάγκες που χρειάζεται να καλυφθούν.
Με άλλα λόγια οι αρμόδιοι του Learning and Development σχεδιάζουν, οργανώνουν και παρέχουν προγράμματα κατάρτισης των εργαζόμενων, τα οποία είτε ενισχύουν τις υπάρχουσες δεξιότητες ενός ατόμου (upskilling) για τη διαχείριση νέων τεχνολογιών ή διαδικασιών είτε εκπαιδεύουν τα άτομα σε εντελώς νέες δεξιότητες (reskilling) που απαιτούνται, όταν ο ρόλος τους μεταβάλλεται ή ανανεώνεται.
Όταν τα προγράμματα κατάρτισης σχεδιάζονται αποτελεσματικά, τότε ενισχύουν την ικανοποίηση και την αφοσίωση των εργαζόμενων στην εργασία τους, αυξάνοντας τη διατήρηση τους και τελικά την παραγωγικότητα τους, η οποία παράλληλα αυξάνει την αποτελεσματικότητα και τα έσοδα του οργανισμού.
Ποια είναι τα βήματα για τον σχεδιασμό ενός αποτελεσματικού προγράμματος Learning and Development;
Ένα μη καλά σχεδιασμένο πρόγραμμα κατάρτισης ενδέχεται να φέρει τα αντίθετα αποτελέσματα από αυτά για τα οποία αρχικά σχεδιάστηκε. Γι’ αυτό ακολουθούν 5 βήματα για την οργάνωση και το στήσιμο εκπαιδευτικών προγραμμάτων που θα έχουν διάρκεια και επιτυχία, εξυπηρετώντας τους στόχους ενός οργανισμού.
1. Αξιολόγηση των εκπαιδευτικών αναγκών
Το πρώτο βήμα για την ανάπτυξη ενός προγράμματος κατάρτισης είναι ο εντοπισμός των αναγκών των εργαζομένων και η αξιολόγηση αυτών των αναγκών. Η διαδικασία αυτή βοηθά στο να προσδιοριστούν ποιες ομάδες χρειάζονται εκπαίδευση (π.χ. οι executives ή οι ομάδες των subordinates), τι ακριβώς εκπαίδευση χρειάζονται και ποιοι είναι οι πιο εποικοδομητικοί τρόποι για την παροχή της συγκεκριμένης εκπαίδευσης.
Οι ανάγκες κατάρτισης προκύπτουν, συνήθως, από τα αποτελέσματα ενός συστήματος αξιολόγησης ή από τη συλλογή ανατροφοδότησης, όπου οι εργαζόμενοι εκφράζουν την επιθυμία τους για κάποια νέα εκπαίδευση. Ακόμη, μπορεί να καθορίζονται από τον ίδιο τον οργανισμό και την ανώτερη διοίκηση ανάλογα με τους στόχους που έχουν οριστεί το εκάστοτε διάστημα, ή το τμήμα Ανθρώπινου Δυναμικού το οποίο βρίσκεται σε διαρκή επικοινωνία με τους αρχηγούς των ομάδων και μαθαίνει τις ανάγκες και τις απαιτήσεις για την απόκτηση νέων δεξιοτήτων. Τέλος, για να διαπιστωθεί ποιες δεξιότητες και γνώσεις λείπουν από τους εργαζόμενους στον οργανισμό μπορεί να πραγματοποιηθεί και η ανάλυση του χάσματος δεξιοτήτων (skills gap analysis), η οποία είναι ένα εργαλείο που χρησιμοποιείται για την αξιολόγηση του χάσματος μεταξύ της τρέχουσας κατάστασης των ικανοτήτων των εργαζομένων και των αναγκαίων για την επίτευξη των επιχειρηματικών στόχων.
Βασικά ερωτήματα τα οποία χρειάζεται να απαντηθούν κατά τη διαδικασία αξιολόγησης των εκπαιδευτικών αναγκών είναι:
- Ποιοι τομείς του οργανισμού θα επωφεληθούν από την εκπαίδευση αυτή τη στιγμή;
- Ποια προβλήματα θα επιλυθούν με την εκπαίδευση;
- Ποια/-ες ομάδα/-ες θα συμμετέχουν στην εκπαίδευση;
Με τους παραπάνω τρόπους θα καταφέρετε να προσδιορίσετε τις τρέχουσες ανάγκες του οργανισμού και των εργαζόμενων και τελικά, να ορίσετε τους στόχους του προγράμματος κατάρτισης.
2. Καθορισμός στόχων κατάρτισης
Μετά την αξιολόγηση των εκπαιδευτικών αναγκών και αφού εντοπιστούν τα κενά στις δεξιότητες και τις ικανότητες των εργαζόμενων, επόμενο βήμα αποτελεί η επεξεργασία, η ανάλυση και η ιεράρχηση αυτών των στόχων, ώστε να διατυπωθούν ως ξεκάθαροι εκπαιδευτικοί στόχοι.
Κάθε στόχος θα πρέπει:
- Να δηλώνει με σαφήνεια τον σκοπό και το αναμενόμενο αποτέλεσμα της κατάρτισης.
- Να χρησιμοποιεί τις παραμέτρους της μεθοδολογίας SMART (Specific – Measurable – Achievable – Relevant – Time-Bound). Δηλαδή, να είναι Συγκεκριμένος, Μετρήσιμος, Επιτεύξιμος, Σχετικός και Χρονικά περιορισμένος.
- Να ευθυγραμμίζεται με τους ευρύτερους στόχους του οργανισμού και να συμβάλλει στην επίτευξη αυτών.
Επίσης, είναι σημαντικό όταν σχεδιάζεται ένα εκπαιδευτικό πρόγραμμα, να εξασφαλίζει δυνατότητες για την καλύτερη δυνατή παροχή και υλοποίηση της εκπαίδευσης. Ειδικότερα, να μπορεί να πραγματοποιηθεί είτε διαδικτυακά είτε δια ζώσης είτε υβριδικά ανάλογα με το τι είναι πιο αποτελεσματικό και το τι εξυπηρετεί και τους συμμετέχοντες αλλά και τον ίδιο τον οργανισμό. Να οργανωθούν οι ομάδες των συμμετεχόντων ανάλογα με το επίπεδο των ατόμων στη δεξιότητα για την οποία θα γίνει η εκπαίδευση και με βάση τις εκπαιδευτικές απαιτήσεις που είναι ανάγκη να καλυφθούν. Τέλος, θα πρέπει να ληφθούν υπόψη και πρόσθετα εμπόδια, όπως το χρονικό διάστημα στο οποίο θα πραγματοποιηθεί η εκπαίδευση (π.χ. σε ώρες εργασίας, μη εργάσιμες μέρες, κλπ), η τοποθεσία που θα λάβει χώρα, εργαλεία και εξοπλισμός που θα χρειαστούν, κλπ.
Αφού διευθετηθούν τα παραπάνω ζητήματα, θα είναι πιο εύκολο να ξεκινήσει ο σχεδιασμός του περιεχομένου και της διεξαγωγής του εκπαιδευτικού προγράμματος.
3. Σχεδιασμός του πλάνου κατάρτισης
Το επόμενο βήμα είναι ένα ολοκληρωμένο σχέδιο οργάνωσης, το οποίο θα περιλαμβάνει όλα τα στοιχεία που χρειάζεται να διευθετηθούν προκειμένου να ξεκινήσει η εφαρμογή του προγράμματος κατάρτισης.
- Σχεδιασμός εκπαιδευτικών ενοτήτων
Αφού θα έχετε καθορίσει τους στόχους της εκπαίδευσης, ήρθε η στιγμή να αποφασίσετε ποιες εκπαιδευτικές ενότητες θα συμπεριλάβετε στο εκπαιδευτικό σας πρόγραμμα. Οι εκπαιδευτικές ενότητες θα πρέπει να είναι ελκυστικές για τους εργαζόμενους, να καλύπτουν τις ανάγκες τους, να τους είναι χρήσιμες και παράλληλα να εναρμονίζονται με τους στόχους του οργανισμού. Μπορείτε να ενσωματώσετε μια ποικιλία από τρόπους διδασκαλίας σε κάθε ενότητα, από θεωρητικές παρουσιάσεις και ασκήσεις σε μοίρασμα εμπειριών και βιωματικά εργαστήρια. Ο συνδυασμός αυτών καθιστά πιο διαδραστικό το εκπαιδευτικό πρόγραμμα, κάτι που κεντρίζει το ενδιαφέρον τον συμμετεχόντων και τελικά ενισχύει τη δέσμευση και τη συμμετοχή τους σε αυτό.
- Κατανομή πόρων που απαιτούνται
Στη συνέχεια, θα πρέπει να εκτιμηθούν οι πόροι, τα εργαλεία και το υλικό που χρειάζονται για την εφαρμογή του προγράμματος κατάρτισης. Αυτά είναι οι εκπαιδευτές που θα παρέχουν την εκπαίδευση, η ανάπτυξη του εκπαιδευτικού υλικού και η εξασφάλιση των τεχνολογικών εργαλείων και των κατάλληλων εγκαταστάσεων. Ο σωστός προϋπολογισμός και η κάλυψη των απαιτούμενων πόρων είναι απαραίτητα για μια υψηλής ποιότητας εκπαιδευτική εμπειρία.
- Οργάνωση χρονοδιαγράμματος
Η οργάνωση ενός ξεκάθαρου χρονοδιαγράμματος το οποίο περιγράφει τη σειρά, τη διάρκεια και τις μέρες / ώρες διεξαγωγής είναι χρήσιμο και η έγκαιρη γνωστοποίηση του αυξάνει τις πιθανότητες παρακολούθησής του από τους συμμετέχοντες. Σε αυτό το βήμα είναι σημαντικό να έχουν ληφθεί υπόψη παράγοντες, όπως το ωράριο και η διαθεσιμότητα των εργαζόμενων, προτεραιότητες και υποχρεώσεις, όπως επαγγελματικά ταξίδια, και η ευελιξία που μπορεί να προσφερθεί από την πλευρά των διοργανωτών. Για παράδειγμα, αν θα οργανωθούν 2 διαφορετικά τμήματα, πρωινό και απογευματινό, ώστε να εξυπηρετεί τις ανάγκες όσο το δυνατό περισσότερων ατόμων.
- Πιλοτική εφαρμογή και ανατροφοδότηση
Πριν την επίσημη έναρξη ενός εκπαιδευτικού προγράμματος μπορεί να υπάρξει μια περίοδος δοκιμής από μια μικρότερη ομάδα ατόμων σε ένα μικρότερο χρονικό διάστημα, ώστε να εντοπιστούν εγκαίρως τυχόν προβλήματα που μπορεί να προέκυπταν και να συλλεχθεί ανατροφοδότηση, ώστε να γίνουν νέες προσαρμογές και βελτιώσεις. Στόχος της πιλοτικής δοκιμής είναι να παρουσιαστεί το καλύτερο δυνατό αποτέλεσμα της εκπαίδευσης σε ολόκληρο τον οργανισμό.
4. Εφαρμογή των πρωτοβουλιών κατάρτισης
Πρόκειται για το βήμα κατά το οποίο το πρόγραμμα κατάρτισης τίθεται σε εφαρμογή και ξεκινάει να υλοποιείται. Κατά την εφαρμογή είναι σημαντικό να τηρηθούν:
- Το χρονοδιάγραμμα που έχει συμφωνηθεί. Σε εξαιρετικές περιπτώσεις, μπορεί να προκύψουν αλλαγές στο πλάνο, έτσι ώστε να εξασφαλιστεί ότι θα είναι παρόντες όλοι οι συμμετέχοντες.
- Η δέσμευση των εργαζόμενων. Είναι σημαντικό οι εργαζόμενοι να παραμείνουν κινητοποιημένοι και να συμμετέχουν ενεργά στο εκπαιδευτικό πρόγραμμα. Σ’ αυτό συμβάλλουν στρατηγικές, όπως διαδραστικές δραστηριότητες, κουίζ, παιχνίδια και ακόμη και ένα είδος επιβράβευσης των εργαζόμενων, που θα ενισχύσει τη συμμετοχή τους.
- Οι στόχοι μάθησης που έχουν οριστεί. Ο καθορισμός ενός βασικού δείκτη απόδοσης (KPIs) και η προσπάθεια αυτός να επιτευχθεί συμβάλλει στην αποτελεσματικότητα της κατάρτισης, η οποία θα μπορεί να μετρηθεί, και στη διασφάλιση της επιτυχίας των μαθησιακών στόχων.
- Η ομαλή χρήση των πόρων που απαιτούνται (εξοπλισμός, εγκαταστάσεις, κλπ). Η εξασφάλιση της σωστής λειτουργίας των πόρων που είναι απαραίτητοι για την εκπαίδευση συμβάλλουν στην υψηλή ποιότητα της εκπαίδευσης και στο αξιόλογο αποτέλεσμα της συνολικής εμπειρίας που αυτή προσφέρει.
- Η επικοινωνία με τους συμμετέχοντες για τη συλλογή feedback όσον αφορά την υλοποίηση της διαδικασίας, αλλά και με την διοίκηση για την παροχή feedback σχετικά με την εξέλιξη της διαδικασίας.
Σε αυτό το βήμα, είναι σημαντικό να παρατηρηθεί τι πηγαίνει καλά και τι όχι, ώστε να διατηρηθούν οι καλές πρακτικές και να αποφευχθούν οι κακές στην οργάνωση και την υλοποίηση μελλοντικών προγραμμάτων κατάρτισης.
5. Αξιολόγηση και αναθεώρηση της κατάρτισης
Στο τελευταίο αυτό βήμα, στόχος είναι να αξιολογηθεί ολόκληρο το εκπαιδευτικό πρόγραμμα. Δηλαδή, να εξεταστεί αν πέτυχε τους στόχους μάθησης, όπως αυτοί είχαν οριστεί στο 2ο βήμα και με βάση το feedback των συμμετεχόντων. Φυσικά, το αποτέλεσμα ενός εκπαιδευτικού προγράμματος μπορεί να φανεί και μακροπρόθεσμα μέσα από την αποδόση και την παραγωγικότητα των εργαζόμενων, μετά την παρακολούθηση και τη συμμετοχή τους στην κατάρτιση.
Ένα εκπαιδευτικό πρόγραμμα μπορεί να χρειαστεί να επαναληφθεί μελλοντικά, να συνδυαστεί με κάποιο άλλο εκπαιδευτικό πρόγραμμα, ώστε μαζί να ενισχύσουν το αποτέλεσμα, και ακόμη και να αντικατασταθεί με κάποιο άλλο το οποίο κρίνεται καταλληλότερο για τη συγκεκριμένη δεξιότητα που θέλουμε να καλλιεργηθεί, για το επίπεδο των συγκεκριμένων συμμετεχόντων, κλπ.
Εκπαίδευση: το μυστικό της επιτυχίας!
Τα προγράμματα εκπαίδευσης, χωρίς αμφιβολία, συμβάλλουν στην επιτυχία του οργανισμού. Από τη μια, βοηθούν τους εργαζόμενους να αναπτύξουν νέες δεξιότητες και γνώσεις που χρειάζονται, ώστε να εκτελούν αποτελεσματικά την εργασία τους. Από την άλλη, η επένδυση στην εκπαίδευση των εργαζόμενων από την πλευρά του οργανισμού, φανερώνει το ενδιαφέρον του για τη διαρκή εξέλιξη των μελών του, κάτι που ενισχύει τη φήμη του και τον καθιστά ανταγωνιστικό στην αγορά εργασίας.
Η σωστή οργάνωση ενός εκπαιδευτικού προγράμματος είναι σημαντική για να μπορέσουν να επιτευχθούν οι παραπάνω στόχοι. Για την οργάνωση, ξεκινήστε αξιολογώντας τις εκπαιδευτικές ανάγκες του οργανισμού σας και θέτοντας ξεκάθαρους μαθησιακούς στόχους. Στη συνέχεια, σχεδιάστε ένα πλάνο της εκπαίδευσης με όλες τις λεπτομέρειες που χρειάζεται να ληφθούν υπόψη. Μην ξεχνάτε να παρακολουθείτε την πορεία της εκπαίδευσης καθόλη τη διάρκεια εφαρμογής της αλλά και στο τέλος αυτής, όπου θα κριθεί εάν έχουν υλοποιηθεί οι μαθησιακοί σας στόχοι.
Με τον αποτελεσματικό σχεδιασμό προγραμμάτων Μάθησης και Ανάπτυξης, οι εργαζόμενοί σας θα εξελίσσονται, θα λαμβάνουν ικανοποίηση από την εργασία τους και παράλληλα, ο οργανισμός σας θα διατηρεί τους εργαζόμενούς του, οι οποίοι θα παραμένουν χαρούμενοι και παραγωγικοί!
