Οι εταιρικές εκδηλώσεις αποτελούν οργανωμένες συγκεντρώσεις ή δραστηριότητες που διοργανώνονται από επιχειρήσεις ή οργανισμούς με σκοπό την επίτευξη συγκεκριμένων στόχων. Αυτές, μπορεί να ποικίλλουν σε μορφή και σκοπό, αλλά γενικά στοχεύουν στο να ωφελήσουν τον οργανισμό, τους υπαλλήλους του και τους πελάτες.
Γιατί οι εταιρικές εκδηλώσεις είναι σημαντικές;
Φαίνεται να διαδραματίζουν κρίσιμο ρόλο στην ενίσχυση της κουλτούρας αλλά και τη στρατηγική δράση ενός οργανισμού για διάφορους λόγους:
Μπορούν να ενισχύσουν την ομαδικότητα και τη συνεργασία μεταξύ των μελών του οργανισμού. Καθώς οι εργαζόμενοι έρχονται σε στενότερη επαφή, πέρα από τα εργασιακά τους καθήκοντα μπορεί να διευρυνθεί το πλαίσιο επικοινωνίας τους, να αλληλεπιδράσουν σε ένα χαλαρότερο κλίμα κι έτσι να εδραιώσουν ισχυρότερες σχέσεις.
Ακόμα, ανάλογα και με τον τύπο της εκδήλωσης, μπορεί να λειτουργήσει ως μέσο αναγνώρισης και εκτίμησης της δουλειάς των υπαλλήλων, γεγονός που ως επακόλουθο θα ενισχύσει και την ικανοποίησή τους από τον οργανισμό.
Παράλληλα, τέτοιες εκδηλώσεις αυξάνουν την προβολή των οργανισμών και των υπηρεσιών-προϊόντων τους αλλά και τη δικτύωση τόσο του οργανισμού όσο και των υπαλλήλων.
Έτσι, οι εταιρικές εκδηλώσεις είναι ζωτικής σημασίας για την προώθηση μιας υγιούς οργανωσιακής κουλτούρας, την ενίσχυση της εμπλοκής των υπαλλήλων και την προώθηση της επιχειρηματικής ανάπτυξης. Με τη στρατηγική σχεδίαση και εκτέλεση αυτών των εκδηλώσεων, οι εταιρείες μπορούν να επιτύχουν τους στόχους τους, να ενισχύσουν τη φήμη τους και να δημιουργήσουν ένα θετικό και παραγωγικό εργασιακό περιβάλλον.
Τύποι εταιρικών εκδηλώσεων
Υπάρχουν διάφοροι τύποι εταιρικών εκδηλώσεων καθένας από τους οποίους εξυπηρετεί διαφορετικό σκοπό. Παρακάτω παρατίθενται κάποιοι από αυτούς:
- Δραστηριότητες ενίσχυσης ομαδικότητας: Πρόκειται για δραστηριότητες οι οποίες πραγματοποιούνται εκτός γραφείου και σκοπό έχουν την προώθηση της ομαδικότητας και της συνεργατικότητας. Μπορεί να περιλαμβάνουν επισκέψεις σε δωμάτια απόδρασης, υπαίθριες δραστηριότητες, κυνήγι θησαυρού, αθλήματα, brain games κλπ.
- Εορταστικά πάρτι: Εκδηλώσεις για γιορτές όπως τα Χριστούγεννα, η Πρωτοχρονιά ή οι επέτειοι της εταιρείας.
- Τελετές Βράβευσης: Εκδηλώσεις για την αναγνώριση και τον εορτασμό επιτευγμάτων εντός της εταιρείας ή του κλάδου.
- Εκδηλώσεις εταιρικής κοινωνικής ευθύνης: Περιλαμβάνουν φιλανθρωπικές εκδηλώσεις π.χ. συγκέντρωσης χρημάτων, γκαλά ή δημοπρασίες για την υποστήριξη ενός φιλανθρωπικού σκοπού, και εθελοντικές δραστηριότητες, στις οποίες οι υπάλληλοι προσφέρουν εθελοντικά το χρόνο τους για έργα κοινωνικού χαρακτήρα.
- Εκδηλώσεις δικτύωσης: Άτυπες συγκεντρώσεις όπου επαγγελματίες μπορούν να συναντηθούν, να δικτυωθούν και να δημιουργήσουν σχέσεις.
- Συνέδρια: Μεγάλες διοργανώσεις που επικεντρώνονται σε ένα συγκεκριμένο κλάδο ή θέμα, με βασικούς ομιλητές, ομαδικές συνεδριάσεις και ευκαιρίες δικτύωσης.
- Εκθέσεις και παρουσιάσεις: Μεγάλες εκδηλώσεις που οι εταιρείες παρουσιάζουν τα προϊόντα και τις υπηρεσίες τους σε πιθανούς πελάτες και συνεργάτες, συχνά προσελκύοντας ένα συγκεκριμένο κοινό.
Tips για την διοργάνωση επιτυχημένων εταιρικών εκδηλώσεων
Συχνά οι εργαζόμενοι βρίσκουν τις εταιρικές εκδηλώσεις αχρείαστες, ενοχλητικές και χάσιμο χρόνου. Ωστόσο, μια καλή και στρατηγική οργάνωση αυτών μπορεί να κάνει τη διαφορά και πράγματι να ενισχύσει το ηθικό των εργαζόμενων και να ενδυναμώσει τις σχέσεις μεταξύ των μελών. Κατά τη διοργάνωση, να είστε δημιουργικοί και να σκεφτείτε εκτός των συνηθισμένων. Μία εκδήλωση στην οποία έχει δοθεί ιδιαίτερη προσοχή και έμφαση στη μοναδικότητα και τις ανάγκες της ομάδας, σίγουρα θα κλέψει εντυπώσεις και θα μείνει αξέχαστη. Με αυτό τον τρόπο ο οργανισμός δείχνει ότι εκτιμά τους εργαζόμενους και θέλει να τους ευχαριστήσει. Οι παρακάτω στρατηγικές μπορεί να φανούν χρήσιμες. Ανάλογα με τον τύπο εκδήλωσης, μπορεί να μην είναι απαραίτητες όλες οι στρατηγικές, επιλέξτε αυτές που σας ταιριάζουν.
Αρχικά είναι σημαντικό να καθοριστεί ο σκοπός της εκδήλωσης (όπως αναφέρεται και παραπάνω) δηλαδή αν σκοπός είναι η ενίσχυση της ομαδικότητας, ο εορτασμός ενός σημαντικού επιτεύγματος η δικτύωση κλπ. Εφόσον οριστεί ο σκοπός, πάνω σε αυτόν θα δομηθεί όλη η εκδήλωση. Ο σκοπός μπορεί να οριστεί και με βάση τις αξίες που πρεσβεύει ο οργανισμός. Για παράδειγμα, αν ο οργανισμός προωθεί συμπεριφορά φιλική προς το περιβάλλον που προάγει την βιωσιμότητα μπορείτε να κανονίσετε μια εθελοντική δεντροφύτευση ή στο πάρτι επετείου του οργανισμού να χρησιμοποιήσετε μόνο ανακυκλώσιμα υλικά.
Έπειτα, πριν ξεκινήσει η διοργάνωση πρέπει να καθοριστεί και το budget, ώστε να υπάρχει ρεαλιστική διοργάνωση, έλεγχος των εξόδων και να αποφευχθούν επιπλέον κόστη αλλά και αλλαγές-αναπροσαρμογές.
Στη συνέχεια βρείτε την ιδανική τοποθεσία για την εκδήλωση του οργανισμού σας. Η επιλογή του κατάλληλου χώρου εξαρτάται από την ομάδα καθώς και την επισημότητα της εκδήλωσης. Για παράδειγμα μία μικρή ομάδα με νεαρής ηλικίας εργαζόμενους μπορεί να επιλέξει κάτι πιο απλό και μοντέρνο ενώ μια μεγάλη εταιρική εκδήλωση με καλεσμένους όλων των ηλικιών κάτι πιο επίσημο. Αφού βρείτε τον κατάλληλο χώρο, φροντίστε να κάνετε την κράτησή σας εγκαίρως και να προτιμήσετε ένα μέρος που θα παρέχει έστω κάποιον βαθμό ιδιωτικότητας. Επιλέξτε το κατάλληλο catering και μενού καθώς και τη μουσική και τον dj ή μπάντα (αν απαιτούνται). Φροντίστε να επιλέξετε με βάση την ομάδα και την εκδήλωση ή να δώσετε πολλές επιλογές ώστε να καλυφθούν, όσο γίνεται, όλα τα γούστα. Επιλέξτε την κατάλληλη διακόσμηση, η οποία θα ανταποκρίνεται επίσης στο στυλ της εκδήλωσης και στους καλεσμένους.
Δώστε έμφαση στη λεπτομέρεια. Για παράδειγμα, δημιουργήστε προσωποποιημένες προσκλήσεις για τον κάθε καλεσμένο ή ενσωματώστε στη βραδιά inside jokes.
Κάντε κάτι ιδιαίτερο το οποίο θα κάνει την εκδήλωση μοναδική π.χ. ένα θεματικό πάρτι ή τις κατάλληλες δραστηριότητες που θα γεμίσουν και θα κάνουν πιο ενδιαφέρουσα την εκδήλωσή σας. Για παράδειγμα ένα παιχνίδι που θα παίξετε, καραόκε, διαγωνισμούς, παιχνίδια για σπάσιμο πάγου κλπ.
Ένας λόγος, μία ομιλία ή ευχαριστίες από τον υπεύθυνο θα δημιουργήσουν το κλίμα οικειότητας και εκτίμησης προς την ομάδα.
Και πως θα μείνει πραγματικά αξέχαστη η εκδήλωση; Με υλικό που θα σας κάνει να τη θυμάστε για πάντα. Κλείστε ένα φωτογράφο που θα απαθανατίσει την κάθε στιγμή ή ένα photobooth για πιο προσωπικές και αστείες αναμνήσεις. Οι φωτογραφίες μπορούν να ενισχύσουν θετικά τη φήμη του οργανισμού, μέσω και της προώθησής τους στα κοινωνικά δίκτυα, αλλά και το ομαδικό κλίμα.
Ακόμα, η επιτυχία της διοργάνωσης εξαρτάται και από την επικοινωνία με την ομάδα. Διατηρήστε συχνή επικοινωνία και βεβαιωθείτε ότι όλα τα μέλη έχουν ενημερωθεί λεπτομερώς και πως η εκδήλωση δεν συμπίπτει με κάποια άλλη εταιρική υποχρέωση. Ενθαρρύνετε τη συμμετοχή και αναζητήστε feedback σχετικά με αυτά που ετοιμάζετε ώστε να είστε σίγουροι ότι ανταποκρίνονται στις ανάγκες και τις προτιμήσεις της ομάδας.
Δημιουργήστε μία λίστα με όσα έχετε να κάνετε και κάθε φορά που ολοκληρώνετε κάτι σβήστε το από τη λίστα. Στο τέλος, μην ξεχάσετε να ξανακοιτάξετε τη λίστα ώστε να διαβεβαιωθείτε ότι δεν σας έχει ξεφύγει κάτι.
Οι εταιρικές εκδηλώσεις, λοιπόν, αποτελούν έναν ισχυρό μηχανισμό για την προώθηση των επιχειρηματικών στόχων και τη δημιουργία μιας θετικής και παραγωγικής εργασιακής κουλτούρας. Με σωστό σχεδιασμό και εκτέλεση, μπορούν να δημιουργήσουν αξέχαστες στιγμές και να συμβάλλουν ουσιαστικά στην επιτυχία του οργανισμού.
