Ο ρόλος των ηγετών είναι να καθοδηγούν και να κατευθύνουν τα μέλη της ομάδας τους ώστε να πετύχουν τους στόχους που έχουν θέσει. Συχνά απαιτείται από τους ηγέτες να λάβουν αποφάσεις οι οποίες μπορεί να επηρεάσουν τόσο τους εργαζόμενους όσο και τον ίδιο τον οργανισμό. Καθώς έρχονται καθημερινά αντιμέτωποι με διάφορες συνθήκες, πρέπει να τις αξιολογήσουν και να λάβουν μια απόφαση για το πως μπορεί να συνεχίσει ή να ολοκληρωθεί μία κατάσταση ανάλογα και με τον συγκεκριμένο ρόλο τους, π.χ. ποιος εργαζόμενος θα προσληφθεί, ποιος θα πάρει προαγωγή, ποια είναι η καταλληλότερη εκπαίδευση, ο καθορισμός πολιτικών κλπ. Με ποιον τρόπο λαμβάνονται αυτές οι αποφάσεις; Τα μοντέλα λήψης αποφάσεων παρουσιάζουν τη διεργασία μέσω της οποίας κανείς οδηγείται στη λήψη μιας απόφασης. Γνωρίζοντας τα μοντέλα αυτά μπορεί να χρησιμοποιήσει το καταλληλότερο ανάλογα και με τη συνθήκη.
Η λήψη αποφάσεων αποτελεί μια σημαντική ηγετική δεξιότητα
Γιατί ένας ηγέτης πρέπει να μπορεί να λαμβάνει αποφάσεις;
Αρχικά, λαμβάνοντας αποφάσεις διαμορφώνει το όραμα του οργανισμού κι άρα τις κατευθυντήριες γραμμές λειτουργίας του. Καθώς σκοπός του ηγέτη είναι να εμπνέει και να καθοδηγεί για την εκπλήρωση ενός κοινού στόχου, η θέσπιση του στόχου αυτού αλλά και των μεθόδων επίτευξής του είναι καθοριστικής σημασίας.
Ακόμα, ενισχύει την παραγωγικότητα του οργανισμού. Για να μπορέσει ένας οργανισμός να λειτουργήσει αποτελεσματικά, χρειάζεται να είναι υπάρχει οργάνωση. Ανάλογα και με το στυλ ηγεσίας, μπορεί ο ηγέτης να λαμβάνει αποφάσεις σε συνεργασία και με την υπόλοιπη ομάδα, ωστόσο κάποιες στιγμές η δική του απόφαση είναι αναγκαία και βάζει φρένο στην αναβλητικότητα. Για παράδειγμα εαν πρόκειται να οργανωθεί ένα συνέδριο και η ομάδα διαφωνεί στο πότε και στο ποιοι είναι οι κατάλληλοι ομιλητές κι έτσι καθυστερεί η προετοιμασία του, η τελική απόφαση του ηγέτη ξεκαθαρίζει αμέσως την κατάσταση.
Αντίστοιχα και σε έκτακτες καταστάσεις απαιτείται η λήψη άμεσων και αποτελεσματικών αποφάσεων με σκοπό τη μείωση των αρνητικων επιπτώσεων και την ενίσχυση των οφελών. Για παράδειγμα, πως θα αντιμετωπίσει την έκτακτη βλάβη σε ένα απαραίτητο για την εργασία λογισμικό ή πως θα διαχειριστεί μία περίπτωση παρενόχλησης. Με αυτόν τον τρόπο δημιουργεί και ένα αίσθημα ασφάλειας στους εργαζόμενους, οι οποίοι έτσι εργάζονται με μεγαλύτερη σιγουριά, όταν δηλαδή γνωρίζουν ότι ο ηγέτης έχει ξεκάθαρο πλάνο και μπορεί να ανταπεξέλθει σε κάθε συνθήκη.
Παράλληλα, μπορεί να χτίσει μια σχέση εμπιστοσύνης με τους εργαζόμενους. Αυτό μπορεί να γίνει με το να εξηγήσει τη διαδικασία λήψης απόφασης και τους παράγοντες που έλαβε υπόψη ο ηγέτης για να οδηγηθεί εκεί (σε αυτούς μπορεί να είναι το καλύτερο συμφέρον ή η άποψη των μελών της ομάδας). Έτσι, δείχνει σεβασμό προς την ομάδα καθώς και αυξάνει την αξιοπιστία του. Οι εργαζόμενοι νιώθουν ότι εκτιμώνται και ακούγονται.
Τέλος, η λήψη αποφάσεων του ηγέτη βοηθά και στην επίλυση συγκρούσεων μέσα στην ομάδα, είτε μέσω της απόφασης και εφαρμογής πολιτικών είτε μέσω της διαμεσολάβησής του και της επιβολής μιας κοινά συμφέρουσας λύσης.
Μοντέλα λήψης αποφάσεων
Επομένως, για να λάβει κανείς μια απόφαση χρειάζεται να περάσει μέσα από μια διαδικασία, η οποία διαφέρει ανάλογα και με το μοντέλο λήψης απόφασης. Παρακάτω παρουσιάζονται τα διάφορα αυτά μοντέλα με σκοπό να σας βοηθήσουν να λάβετε την καλύτερη απόφαση με βάση την εκάστοτε κατάσταση.
1. Ορθολογικό μοντέλο λήψης αποφάσεων (Rational decision-making model)
Το μοντέλο αυτό προτείνει πως για να λάβει κανείς μία απόφαση πρέπει αξιολογήσει όλα τα κριτήρια που θα έχουν αντίκτυπο στο αποτέλεσμα της απόφασης και με βάση αυτά να εξετάσει τις διάφορες εναλλακτικές που έχει ώστε να λάβει τελικά την καλύτερη απόφαση. Περιλαμβάνει τα εξής βήματα:
Βήμα 1ο: Ορισμός του προβλήματος το οποίο προσπαθεί κανείς να λύσει ή του στόχου που θέλει να πετύχει.
Βήμα 2ο: Ορισμός των κριτηρίων που είναι σημαντικά για την λήψη μιας απόφασης για παράδειγμα για την επιλογή νέου κτιρίου για τη στέγαση των εταιρικών γραφείων σημαντικά κριτήρια είναι τα τετραγωνικά, η προσβασιμότητα, η τιμή κλπ.
Βήμα 3ο: Σε περίπτωση που κάποια από τα κριτήρια είναι πιο σημαντικό να πληρούνται για τη λήψη μιας απόφασης, τότε πρέπει να γίνει η ιεράρχησή τους. Εναλλακτικά, εαν κάθε κριτήριο είναι σημαντικό, παραλείψτε αυτό το βήμα.
Βήμα 4ο: Εφόσον έχετε καταλήξει στα κριτήρια (και τα έχετε ιεραρχίσει αν χρειάζεται) τότε χρησιμοποιήστε τον καταιγισμό ιδεών ώστε να δημιουργήσετε εναλλακτικές λύσεις, οι οποίες πληρούν αυτά τα κριτήρια.
Βήμα 5ο: Τώρα μπορείτε να αξιολογήσετε όλες τις εναλλακτικές που έχετε δώσει, σε σχέση μάλιστα και με τα κριτήρια που έχετε ορίσει. Δώστε μεγαλύτερη έμφαση στα πιο σημαντικά για εσάς κριτήρια.
Βήμα 6ο: Επιλέξτε την καλύτερη για εσάς εναλλακτική, η οποία ταιριάζει περισσότερο στα κριτήριά σας.
Βήμα 7ο: Βάλτε σε εφαρμογή το σχέδιό σας με βάση την απόφαση που πήρατε.
Βήμα 8ο: Σε δεύτερο χρόνο αξιολογήστε τα αποτελέσματα στα οποία σας οδήγησε η απόφασή σας και σκεφτείτε εαν θα χρησιμοποιούσατε ξανά στο μέλλον το συγκεκριμένο μοντέλο λήψης αποφάσεων.
Στο συγκεκριμένο μοντέλο λήψης αποφάσεων, ένας ηγέτης, ανάλογα και με το στυλ ηγεσίας που υιοθετεί (π.χ. δημοκρατικό στυλ ηγεσίας), μπορεί να εμπλέξει και τα υπόλοιπα ή κάποια από τα υπόλοιπα μέλη της ομάδας του στη διαδικασία αυτή, και όλοι μαζί από κοινού να λάβουν την τελική απόφαση.
Το μοντέλο αυτό είναι κατάλληλο σε περιπτώσεις που υπάρχουν πολλές εναλλακτικές και αρκετός χρόνος αξιολόγησής τους. Εφόσον θα έχουν εξεταστεί πολλές εναλλακτικές μειώνεται ο κίνδυνος εσφαλμένων αποφάσεων, χωρίς βέβαια να σημαίνει ότι δεν υπάρχει περίπτωση λάθους. Αντίθετα δεν είναι το κατάλληλο μοντέλο όταν υπάρχει λίγος χρόνος ή η κατάσταση στην οποία βρίσκεστε είναι συνεχώς μεταβαλλόμενη.
2. Μοντέλο λήψης αποφάσεων περιορισμένης ορθολογικότητας (Bounded-rationality decision-making model)
Στην περίπτωση αυτή παίρνετε μια αρκετά καλή απόφαση σύντομα και δεν αναζητάτε την τελειότητα η οποία απαιτεί περισσότερο χρόνο. Αυτό σημαίνει ότι κάνετε μία σύντομη και διαχειρίσιμη λίστα προτάσεων και επιλέγεται την πρώτη η οποία ικανοποιεί τα κριτήρια που έχετε θέσει. Η διαδικασία αυτή είναι γνωστή και ως “ικανοποίηση” (satisficing).
Η στρατηγική αυτή είναι χρήσιμη όταν διαθέτετε περιορισμένο χρόνο και περιορισμένες πληροφορίες και άρα η μη λήψης απόφασης είναι χειρότερη επιλογή από τη λήψη μιας απόφασης που πιθανώς δεν είναι η τέλεια.
3. Διαισθητικό μοντέλο λήψης αποφάσεων (Intuitive decision-making model)
Το ξέρατε πως ακόμα και όταν παίρνετε μια απόφαση βασιζόμενοι στο ένστικό σας στην πραγματικότητα χρησιμοποιείτε και πάλι μια στρατηγική; Στην ουσία το “ένστικτο” αναφέρεται σε μια διαδικασία η οποία σας επιτρέπει να επιλέξετε ενεργοποιώντας “πρότυπα” στον εγκέφαλό σας κι άρα επιλέγετε μια λύση η οποία στο παρελθόν φάνηκε να λειτούργησε αποτελεσματικά σε μία αντίστοιχη κατάσταση. Επομένως αν και φαίνεται περίεργο συχνά το να ακολουθείτε το ένστικό σας είναι η καλύτερη λύση.
Μπορεί να φανεί ιδιαίτερα βοηθητική στρατηγική όταν δεν έχετε πολλά δεδομένα διαθέσιμα για να αξιολογήσετε ή όταν έχετε μεγάλη εμπειρία σε ένα θέμα επομένως μπορεί ο εγκέφαλός σας να λειτουργήσει τόσο γρήγορα και αποτελεσματικά χρησιμοποιώντας τις εμπειρίες σας. Ωστόσο, δεν φαίνεται να λειτουργεί τόσο αποτελεσματικά σε νέες και άγνωστες για εσάς καταστάσεις για τις οποίες δεν διαθέτετε προηγούμενη γνώση.
4. Μοντέλο αναγνώρισης (The recognition-primed model)
Το μοντέλο αυτό μοιάζει αρκετά με το διαισθητικό μοντέλο λήψης αποφάσεων, καθώς κι αυτό βασίζεται στην εμπειρία και στο ένστικτο ωστόσο διαφέρουν ως προς τη δομή τους. Πιο συγκεκριμένα στο μοντέλο αναγνώρισης το άτομο επεξεργάζεται τις διαθέσιμες πληροφορίες και με βάση αυτές καταλήγει σε κάποιες πιθανές λύσεις. Έπειτα παίρνει μία λύση την πραγματοποιεί νοερά στο μυαλό του και εξετάζει κατα πόσο του φαίνεται αποτελεσματική. Αν δεν του αρέσει, ακολουθεί την ίδια διαδικασία με την επόμενη πιθανή λύση. Ουσιαστικά δημιουργεί σενάρια και τα εκτυλίσσει στο μυαλό του. Στο τέλος καταλήγει σε αυτό που του φαίνεται καλύτερο.
Και αυτό το μοντέλο μπορεί να λειτουργήσει αποτελεσματικά όταν δεν έχετε πολλές διαθέσιμες πληροφορίες, όταν έχετε λίγο χρόνο, όταν κάτι σας είναι οικείο και εμπιστεύεστε το ένστικτό σας. Το μοντέλο αυτό απαιτεί και σε κάποιον βαθμό δημιουργικότητα και φαντασία καθώς θα πρέπει να οπτικοποιήσετε τις διάφορες λύσεις που σκεφτήκατε.
| Μοντέλο | Πότε να το χρησιμοποιήσετε | Πλεονεκτήματα | Περιορισμοί |
|---|---|---|---|
| Ορθολογικό Μοντέλο | - Όταν έχετε επαρκή χρόνο και δεδομένα. - Όταν υπάρχουν πολλές εναλλακτικές λύσεις. | - Μειώνει τα ρίσκα. - Προσφέρει σαφήνεια και δομή. | - Χρονοβόρο. - Δύσκολο σε συνθήκες πίεσης χρόνου. |
| Περιορισμένη Ορθολογικότητα | - Όταν έχετε περιορισμένο χρόνο ή πληροφορίες. - Όταν απαιτείται γρήγορη απόφαση. | - Εξοικονομεί χρόνο. - Εφαρμόζεται σε καθημερινές αποφάσεις. | - Δεν εξασφαλίζει την τέλεια λύση. |
| Διαισθητικό Μοντέλο | - Όταν βασίζεστε στην εμπειρία σας. - Όταν οι πληροφορίες είναι ελλιπείς. | - Γρήγορο. - Εμπιστεύεται τη διαίσθηση του ηγέτη. | - Ρίσκο λάθους σε νέες καταστάσεις. |
| Μοντέλο Αναγνώρισης | - Όταν έχετε ελάχιστο χρόνο. - Όταν γνωρίζετε καλά το πεδίο εφαρμογής. | - Γρήγορο. - Συνδυάζει εμπειρία με νοητική δοκιμή λύσεων. | - Εξαρτάται από τη φαντασία και τη δημιουργικότητα του ηγέτη. |
Κοινές παγίδες στην λήψη αποφάσεων
- Υπερβολική εξάρτηση από το ένστικτο: Στην περίπτωση αυτή ο ηγέτης βασίζεται αποκλειστικά στο ένστικτό του για να λάβει αποφάσεις κι έτσι οδηγείται στο να αγνοεί τη λεπτομέρεια και την ιδιαιτερότητα των δεδομένων. Αυτό έχει ως αποτέλεσμα να μην κατανοεί επαρκώς την κάθε κατάσταση κι έτσι να μην οδηγείται στην καταλληλότερη λύση, ακόμα κι αν έχει διαθέσιμα πολλά δεδομένα και χρόνο, τα οποία θα επέτρεπαν πιο ενδελεχή εξέταση.
- Ανάλυση μέχρι εξαντλήσεως: Αντίθετα εδώ, ο ηγέτης αναλύει ξανά και ξανά τα δεδομένα χωρίς να παίρνει μια απόφαση. Αυτό έχει ως αποτέλεσμα να χάνεται πολύτιμος χρόνος και να πηγαίνουν πίσω σημαντικές διαδικασίες. Συχνά η κατάσταση αυτή εξαντλεί και τους εργαζόμενους οι οποίοι δεν ξέρουν πως να αντιδράσουν και πως να συνεχίσουν την εργασία τους.
- Προκατάληψη επιβεβαίωσης: Όταν συμβαίνει, ο ηγέτης απλά θέλει να επιβεβαιώσει την αρχική του ιδέα, αναζητώντας αποκλειστικά δεδομένα τα οποία θα την επιβεβαιώσουν αποφεύγοντας αυτά που την αντικρούουν. Ωστόσο τα δεδομένα αυτά ανταποκρίνονται όντως στην πραγματικότητα;
- Φόβος αποτυχίας: Ο ηγέτης συχνά αποφεύγει να λάβει μια απόφαση καθώς φοβάται μην κάνει κάτι λάθος. Ως αποτέλεσμα, γίνεται αναβλητικός, χάνει σημαντικές ευκαιρίες για τον οργανισμό κι έτσι μπλοκάρει την ανάπτυξη και του οργανισμού και των εργαζόμενων αλλά και του ίδιου. Επομένως συχνά η μη λήψη απόφασης είναι χειρότερη από τη λήψη μιας απόφασης που δεν είναι τέλεια.
- Συναινετικότητα: Συχνά λαμβάνονται συναινετικές και συνηθισμένες αποφάσεις ώστε να είναι όλοι στην ομάδα ευχαριστημένοι και να μην υπάρχουν συγκρούσεις. Ωστόσο, και μέσα από αυτές προκύπτουν πολλές φορές οι καλύτερες ιδέες.
- Υποτίμηση μακροπρόθεσμων συνεπειών: Ο ηγέτης παίρνει μια απόφαση λαμβάνοντας υπόψη μόνο τις βραχυπρόθεσμες συνέπειες αυτής παραβλέποντας τα μακροπρόθεσμα αποτελέσματα. Φυσικά, αυτό έχει ως συνέπεια τη δημιουργία νέων προβλημάτων για το μέλλον.
Δραστηριότητα
Για το παρακάτω σενάριο, αποφασίστε και αιτιολογείστε ποιο μοντέλο λήψης απόφασης θα επιλέγατε:
Είστε ο ηγέτης μιας ομάδας που διοργανώνει ένα σημαντικό συνέδριο για τον οργανισμό σας. Μία εβδομάδα πριν το συνέδριο, λαμβάνετε ειδοποίηση ότι ο βασικός ομιλητής ακυρώνει τη συμμετοχή του λόγω έκτακτου περιστατικού. Τι κάνετε;
